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Excel Tipps & Tricks

Excel: Makrovorlagen steigern Produktivität

Thorsten Eggeling
Selbsterstellte Makros können die Produktivität erheblich steigern, weil sie sich – im Unterschied zu den Standardfunktionen – genau auf die eigenen Arbeitsvorgänge abstimmen lassen.

Schon mit einfachen Makroaufzeichnungen, die keine Kenntnisse in der VBA-Programmierung erfordern, erhalten Sie nützliche Helfer.

Ein Makro aufzeichnen: Seit der Umstellung auf die Multifunktionsleiste in Office 2007 fehlt von Makros zunächst jede Spur. Sie müssen deshalb erst unter den „Excel-Optionen“ in der Rubrik „Häufig verwendet“ die „Entwicklerregisterkarte“ aktivieren. Anschließend erhalten Sie das neue Hauptmenü „Entwicklertools“. In älteren Versionen stehen die Makrofunktionen unter „Extras ➞ Makro“ zur Verfügung. Klicken Sie daraufhin auf „Makro aufzeichnen“. Im Folgedialog vergeben Sie einen Makronamen und gegebenenfalls eine Tastenkombination zum Start des Makros. Für das folgende Beispiel ist das unbedingt zu empfehlen, weil das einfache Makro nur eine Abkürzung für die Excel-Menüfolge „Start [oder Bearbeiten] ➞ Einfügen ➞ Inhalte einfügen ➞ Text“ sein soll. Das ist nur produktiv, wenn die Aktion durch eine Tastenkombination abgekürzt wird.

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Wenn ein Makro in jeder Excel-Tabelle funktionieren soll, speichern Sie es in die „Persönliche Makroarbeitsmappe“.

Als einprägsame Kombination kommt etwa Strg-Umschalt-V in Betracht (nur „Umschalt-V“ drücken, da die Taste Strg voreingestellt ist). Unter „Makro speichern in“ verwenden Sie die „Persönliche Makroarbeitsmappe“. Das ist wichtig, da nur Makros aus dieser Datei global in allen Arbeitsmappen funktionieren. Sie gelten aber nur für Ihr eigenes Windows-Konto: Andere Excel-Nutzer auf dem PC haben keinen Zugriff auf Ihre Makroarbeitsmappe.

Mit „OK“ starten Sie die Aufzeichnung. Nun fügen Sie einen vorher kopierten Text über „Inhalte einfügen“ als puren, unformatierten Text in die aktuelle Excel-Tabelle ein. Danach können Sie die Aufzeichnung wieder beenden. Das neue Makro funktioniert sofort. Vergessen Sie nicht, beim Beenden von Excel die persönliche Makrovorlage zu speichern: Excel fragt Sie explizit danach, Sie müssen nur auf „Ja“ klicken.

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